Pri skupnem shranjevanju je pomembno, da so omare za pisarno postavljene na mestu, do katerega lahko vsi uporabniki pridejo brez prehajanja skozi posamezna delovna mesta. Dokumente in opremo lahko razdelimo po oddelkih ali namenu uporabe, redkeje uporabljene stvari pa premaknemo v bolj oddaljene dele prostora. Preverimo tudi, ali za posamezne dokumente potrebujemo omejen dostop oziroma zaklepanje.